- 営業事務ってどんなところがきついのかな？
- わたしにもできるのかな？
- 営業事務に転職するのが不安
こんな疑問に答えます。
未経験で営業事務にチャレンジするなら、きついところも知っておきたいですよね？
わたしは未経験で営業事務に転職し、17年間の勤務経験があります。
この記事では、実体験をもとに営業事務がきつい理由から対処法まで解説します。
いま転職を考えていて営業事務の仕事内容に不安がある人は、ぜひ最後まで読んでくださいね。
営業事務がきついと感じた理由７選
メーカーの営業事務で、わたしが実際の経験から感じたことを解説していきます。
あなたの今の仕事と比べてみてください。
覚えることが多い
実際にメーカーで営業事務をしてみて、覚えるのが大変だと思ったことをザックリあげてみました。
| 覚えること | 内容 |
| 取扱商品の知識 | 商品の種類、価格、材質、用途、使用方法 |
| 取引先の情報 | 企業情報、担当者、購入履歴、支払条件 |
| 社内システムやソフトの使い方 | 販売管理、在庫管理、電子文書管理 |
| 例外（特別対応） | 特別単価、支払方法、 |
まず、取扱商品や取引先を覚える必要があります。
仕入先や得意先が多い会社は覚えるのが大変です。
しかも、なるべく早く覚えないと電話で会社名や担当者名を正しく聞きとれないため焦ります。
そして、わたしの経験では例外がたくさんあり「〇〇会社だけは特別な対応がある」などはじめは混乱しました。
業務の対応範囲が広い
かんたんに言うと、お客様からの問い合わせから納品まで対応します。
人数が多い職場だと作業が分担されているかもしれませんが、少人数の職場では以下の作業をすべてやります。
- お客様から問い合わせ
- 見積書を発行
- 受注
- 商品・サービスの手配
- 納期連絡
- 送り状を発行
- 納品書・請求書を発行
このほかに電話応対や来客応対、ファイリングなどもあります。
対応範囲が広いのは大変ですが、なにがどこまで進んでいるのか把握できるのはメリットです。
電話対応が多い
特に新人のころは、率先して電話をとることが多いです。
理由は、取引先からさまざまな問い合わせや依頼があり、仕事を早く覚えられるからです。
その一方で、ベテランになっても得意先から指名されることもあり電話対応は多くなります。
電話で指名されるのは「お客様から信頼されている証拠」とポジティブにとらえます。
クレーム対応がある
クレーム対応は、受けた内容によっては急ぎの対応を求められます。
例えば、商品の不具合によるクレームの場合。
- 商品の状況を確認および謝罪
- 営業や上司、工場などに報告・相談
- 交換品や代替品を発送
- 返送された商品を確認
- クレーム報告書の作成
など、さまざまな処理を行います。
クレーム対応は、お客様の要求によってはスムーズに進まず悩むこともあります。
なので、他の人がクレーム対応で困っているときは、一緒に協力して解決していました。
休憩時間がつぶれることがある
午前と午後の10分程度の休憩は、電話対応でつぶれる可能性大です。
そんなときは、電話のあとにそっと席をはずして休憩していました。
そのほか、まれにお昼休憩に呼び出されることもあります。
「急ぎで見積りしてほしい」「急いで確認してほしい」など。
大変ですが、お客様からの「お昼の時間なのにごめんなさい、助かりました」の一言で救われます。
急な対応で残業になる
「どうしても今日中に見積りがほしいんです。なんとかお願いできませんか？」
と、夕方にお客様から懇願されて残業をすることがあります。
退社時間ギリギリで残業が決まるのは残念です。
けれども、お客様や営業スタッフとの信頼関係を築けることもあり、こころよく依頼を引き受けることで印象がよくなります。
懇願されたときは大変ですが、終わったあとは達成感を感じます。
チームワークの乱れが仕事に影響する
営業事務はチームワークが大事です。
どこの職場でも人間関係の問題はあるかと思いますが、一人ひとりの思いやりがなければ大量の見積りや注文をさばけません。
例えば「だれかがやってくれる、だれかが電話をとってくれる」という思いからすれ違いが起こりはじめます。
そして情報共有されなくなり「知らない、聞いてない」で対応が遅れたり、お客様からも不信感をもたれたりします。
こうなると、仕事がスムーズに進まなくなるので精神的ダメージがきついですね。
営業事務がきついと感じたときの対処法
営業事務の仕事がきついと感じることはたくさんありましたが、自分にできる範囲で対処をしてきました。
わたしが実際にやってきた対処法をもとに順番に解説していきます。
効率がよい方法を見つける
覚えることや確認事項が多いので、メモやノート、ツールなど自分にあった方法を見つけると仕事がはかどります。
みんなそれぞれ方法が違ったりするので、いいなと思ったら取り入れるなど効率の良い方法を見つけていきます。
私は、電話のメモは1ヶ月保管していました。電話が多いと対応漏れの原因になるのでチェックできるようにと。
なるべく休憩時間を確保する
忙しく対応していると、10時や15時などのプチ休憩を取りそこねたりします。
無理してがんばる毎日が続くと、心身ともに疲れてしまいますので休憩は大事です。
忙しいときほど、水分補給をしたりトイレに行ったりリフレッシュが必要です。
急いで必死に対応しなくても怒られないと分かってから、ちゃんと休憩するようになりました。
先輩や上司に相談する
人手不足による多忙や仕事のすすめ方など、社内の状況が変わってキツさを感じることはあります。
自分ひとりでどうにもならないことは、先輩や上司に相談が必要です。
ただ、会社の人間関係や雰囲気によっては相談しづらいかもしれないかもしれません。
転職活動をする
先輩や上司に相談しても状況が変わらないときは、転職活動を始めるのがおすすめです。
営業事務といっても、さまざまな業界や業種があります。
会社によってやり方や対応範囲も変わるので、働く環境を変えてみるといいですね。
営業事務を一度でも経験していれば、経験者となり転職しやすくなります。
「きつい」が「やりがい」に変わるとき
営業事務の1年目はきついかもしれませんが、永遠につづくわけではありません。
ここからは、きつさを乗り越えてやりがいに変わったときについて解説します。
入社2年目になったとき
入社2年目になると、仕事のやり方やお客様のことが分かってきて少し余裕がでてきます。
1年間は慣れないし覚えることがいっぱいで、きついかもしれません。
でも、それを乗り越えて営業事務の仕事が苦でなければ、大変なことも「やりがい」に変わります。
テキパキ仕事をさばけたとき
仕事量が多く対応範囲が広い営業事務ですが、テキパキと仕事をさばけるようになると「やりがい」に変わります。
そのためには、コミュニケーション力や判断力、タスク管理力を身につけることが必要です。
きついからこそ「どうしたらうまくできるのか？」を探求していくと「やりがい」に変わります。
臨機応変な対応ができたとき
営業事務は臨機応変に対応しなければならない場面がよくあります。
例えば、急な納期変更や注文内容の変更など。
ひとつの変更で価格や書類の変更や、さまざまな人とのやりとりが発生します。
バタバタして大変ですが、無事に対応できたときに「やりがい」に変わります。
感謝されたとき
お客様や社内の人から感謝されたときが、一番やりがいを感じます。
たとえ休憩時間がつぶれたり残業になっても、お客様から「お昼の時間にごめんなさい」「本当にたすかりました」と言ってもらえると頑張ってよかったと思います。
お客様から直接感謝されることがあるから、大変な仕事もがんばれます。
まとめ
メーカーの営業事務で体験したことをもとに、営業事務がきつい理由を解説しました。
営業事務がきついと言われる理由は以下の通り。
- 覚えることが多く対応範囲も広い
- 急な対応で休憩時間がつぶれたり残業になる
- チームワークの乱れが仕事に影響する
しかし対処法はあります。
- 自分にあった効率のよい方法を見つける
- 休憩時間を確保してリフレッシュする
- どうにもならないときは先輩や上司に相談する
- 相談しても状況が変わらないなら転職活動をする
営業事務にはきついところがありますが、「きつい」を乗り越えられたら「やりがい」に変わります。
急な依頼にも臨機応変に対応できて、お客様から「ありがとう」を言われたときに自分の成長と達成感を味わえます。
ぜひ営業事務にチャレンジしてみてください。
あなたの転職の参考になれば幸いです。